Monatlich erhalten BüromitarbeiterInnen im Durchschnitt 400-600 E-Mails, wovon mindestens zwei Drittel eine rasche Antwort erfordern. Die E-Mailflut ist für einen Muttersprachler schon schwer zu bewältigen. Umso herausfordernder, wenn Deutsch nicht Ihre Muttersprache ist.
Ist die Begrüßung und der Fließtext einmal verfasst, kann noch eine Sache Kopfzerbrechen bereiten: die Verabschiedung. Wirkt sie doch so unbedeutend, hinterlässt sie schlichtweg den letzten Eindruck. Sie sollte daher zu dem Image des Unternehmens passend gewählt sein.
Fettnäpfchen
Um weder distanzlos, noch zu wenig wertschätzend oder überheblich zu wirken, ist Fingerspitzengefühl angesagt.
So kann ein schlichter „Gruß“ sehr unhöflich wirken. Abkürzungen wie „MfG“, „LG“, „GLG“ sind in Kurznachrichten üblich, sollten beim E-Mail jedoch ebenfalls vermieden werden. Sie könnten vom Lesenden als zu wenig wertschätzend verstanden werden.
Beispiele für den Büroalltag
- Hochachtungsvoll
… ist sehr formell, kann jedoch schnell als „zu dick aufgetragen“ wirken.
- Mit freundlichen Grüßen | Freundliche Grüße
… gilt als der Klassiker unter den Verabschiedungen; klingt formell und wird gerne zu Beginn einer Geschäftsbeziehung verwendet, kann jedoch unpersönlich und wenig originell wirken.
- Viele Grüße
… ist weniger formell und dennoch für den respektvollen und höflichen Umgang geeignet.
- Beste Grüße
… werden gerne als Alternative zwischen formellen und persönlichen Verabschiedungen verwendet.
- Sonnige Grüße | Grüße nach Innsbruck
… können der Verabschiedung eine persönliche, individuelle Note geben, die aufgrund der kollegialen bzw. freundschaftlichen Beziehung zum Lesenden passend ist.
- Liebe Grüße
… werden ebenfalls gerne bei guten und engen Geschäftskontakten als Verabschiedung verwendet.
- Herzliche Grüße | Herzlichst
… sind dann angebracht, wenn man dem Lesenden des E-Mails schon persönlich begegnet ist. Diese Verabschiedung vermittelt Wertschätzung und ein vertrautes Verhältnis.
- Einen guten Start in die neue Woche | Ein erholsames Wochenende
… machen ein E-Mail persönlich, ersetzen allerdings nicht die Grußformel am Ende.
Fazit
Oberste Priorität: Die Verabschiedung muss der Branche, der Situation und der Beziehung des Schreibenden zum Lesenden entsprechen. Im Zweifelsfall: Lieber etwas formeller als zu salopp. Mut zur Veränderung der Verabschiedung darf man durchaus haben, wenn sich die Geschäftsbeziehung intensiviert.
Hinterlassen Sie einen guten, letzten Eindruck. Gerne bin ich Ihnen dabei behilflich!
