Hier eine Anfrage, dort ein Kostenvoranschlag und zwischendurch ein E-Mail von der Chefin. Das Update zum aktuellen Projekt an den Kollegen nicht zu vergessen.
Monatlich erhalten Büromitarbeiter:innen im Durchschnitt 400-600 E-Mails, wovon mindestens zwei Drittel eine rasche Antwort erfordern. Die E-Mailflut ist für eine:n Muttersprachler:in schon schwer zu bewältigen. Umso herausfordernder, wenn Deutsch nicht deine Muttersprache ist.
Hier neun Tipps, wie du gekonnt die E-Mailflut meistern kannst
1. Alternative
Im Bereich Kommunikation steht Effizienz an oberster Stelle. Die Antwort bedarf großen Erklärungsbedarf? Dann ruf die andere Person an. Erledige die Angelegenheit in fünf bis zehn Minuten. Du wirst Missverständnisse vermeiden und Zeit sparen. Abgesehen davon ist ein Telefonat meist persönlicher.
2. Etikette und Wording
Jede Firma, jedes Unternehmen hat eine Unternehmenskultur und ein damit verbundenes Wording. Der Kundenstamm soll von allen Mitarbeiter:innen auf gleiche Weise angesprochen werden. Kennst du das Wording deines Arbeitsplatzes? Frag nach, falls du es nicht kennst. Dies wird dir Unsicherheiten und Zeit ersparen.
3. Betreffzeile
Kurz, prägnant und aufschlussreich sollte die Betreffzeile sein.
4. Adressat
Denke beim Verfassen eines E-Mails immer an die bzw. den Empfänger:in. Welche Anrede, welcher Ton, welche Struktur wurde in der bisherigen Kommunikation verwendet? Wann, wo und mit welchem Medium wird die bzw. der Empfänger:in vermutlich das E-Mail lesen? Gestalte dein E-Mail leser:innenfreundlich!
Notiz am Rande: In CC sollte man nur Personen setzen, die informiert werden sollen, von denen allerdings keine Reaktion erwartet wird.
5. Anrede
Je nach Branche und Vorgeschichte können „Sehr geehrte Frau…“ / „Sehr geehrter Herr…“, „Liebe Frau…“ / „Lieber Herr…“ oder ein informelles „Hallo“ passend sein. Investiere lieber eine Minute mehr in eine adäquate Anrede, als Empörung hervorzurufen. Auch beim fünften E-Mail ist eine nette Anrede nicht verkehrt.
6. Fließtext
Um allen Beteiligten Zeit zu ersparen, mache es kurz und verständlich! Wenn du dein Anliegen höflich zu Beginn äußerst, weiß die bzw. der Leser:in sofort, ob und welche Reaktion du von ihm bzw. ihr erwartest.
7. Emoticons
Die kleinen Smileys, die wir aus diversen Kurznachrichten im privaten Bereich kennen, sollten im Geschäftsbereich vermieden werden. Stattdessen schaffen positive Formulierungen automatisch eine positive Grundhaltung.
Notiz am Rande: Für die Kommunikation unter Kolleg:innen mit freundschaftlichem Arbeitsverhältnis kannst du durchaus Emoticons verwenden.
8. Abschluss
Wie bei der Anrede kann hier je nach Branche, Wording etc. „Hochachtungsvoll“, „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Liebe Grüße“ angemessen sein.
9. Korrektur (lesen lassen)
Das eigene E-Mail sollte man immer Korrektur lesen. Denn Rechtschreib- und Orthografiefehler könnten beim „Gegenüber“ als nachlässig oder inkompetent gewertet werden. Handelt es sich um ein besonders wichtiges E-Mail, können die Kolleg:innen sicherlich um Hilfe gebeten werden.
Gekonnt die E-Mailflut meistern, das ist möglich! Nimm das Ruder selbst in die Hand. Gern stehe ich dir dabei mit Tipps und Tricks zu Seite. Nimm Kontakt mir mir auf.
